Ratgeber
XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Software lesen kann.
XRechnung
XRechnung ist der deutsche Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Die Rechnung ist eine reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Für Rechnungen an Behörden ist meist eine Leitweg-ID als Käuferreferenz nötig.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XML. Menschen lesen die PDF, Software liest die XML. Laut BMF erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.
Welches Format passt zu Ihnen?
- Rechnungen an Behörden: meist XRechnung
- Rechnungen an Firmenkunden, die noch PDFs gewohnt sind: ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder höher
- Große Mengen und automatische Verarbeitung: beide, je nach Software des Kunden
Quellen
- XRechnung, Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) (abgerufen am 4. November 2026)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (abgerufen am 4. November 2026)
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de (abgerufen am 4. November 2026)
Zuletzt aktualisiert: 4. November 2026